Kako uredimo videonadzor v naših poslovnih prostorih?

S sprejemom Zakona o varstvu osebnih podatkov (znan tudi kot samo ZVOP-2), se je v Sloveniji spremenil način izvajanja videonadzora za poslovne subjekte. Ta poslovnim subjektom nalaga določene obveznosti, pri vzpostavitvi in vzdrževanju videonadzora. Poleg ZVOP-2 pa je potrebno pri vzpostavitvi videonadzora spoštovati tudi določila GDPR.

Česa se je potrebno zavedati pred vzpostavitvijo videonadzora?

Preden vzpostavimo videonadzorni sistem, se je potrebno zavedati, da gre za obdelavo osebnih podatkov, zaradi česar je potrebno izpolniti vse obveznosti, ki izhajajo iz GDPR.

Predvsem je ključno, da določimo ustrezno pravno podlago in namen obdelave, ki sta temelja skladnosti z GDPR. Skladno s smernicami Informacijskega pooblaščenca, se poslovni subjekti pri izbiri pravne podlage lahko zanašajo predvsem na zakon in zakonite interese. Pri tem je potrebno poudariti, da zakoniti interesi, kot ena izmed možnih pravnih podlag po GDPR, zahtevajo izvedbo t.i. testa zakonitega interesa. Gre za tehtanje, ki ga je zaradi dokazljivosti smiselno izvesti pisno, kjer je potrebno preveriti ali zakoniti interesi upravljavca pretehtajo nad upravičenim pričakovanjem posameznika do zasebnosti.

Poleg namena obdelave in pravne podlage pa se je potrebno posvetiti tudi vprašanjem obsega osebnih podatkov, še posebej upoštevajoč dejstvo, da današnji videonadzorni sistemi zmorejo marsikaj od napredne videoanalitike pa vse do biometričnih funkcionalnosti. Vse te zmogljivosti pa seveda vplivajo na vaše obveznosti po GDPR in ZVOP-2.

Katere so te obveznosti?

Kako vzpostaviti videonadzorni sistem je podrobneje opredeljeno v ZVOP-2, ki ločuje med štirimi področji uporabe videonadzora in sicer:

• nadzor dostopa v uradne službene oz. poslovne prostore,
• nadzor znotraj samih delovnih prostorov,
• nadzor v prevoznih sredstvih, ki so namenjeni javnemu potniškemu prometu in
• nadzor na javnih površinah.

Za gospodarske subjekte sta pomembni predvsem prvi dve alineji, saj je najpogosteje videonadzor vzpostavljen ravno nad vhodom v poslovne prostore ali pa ključnimi deli službenih prostorov, kjer je potrebno vzdrževati višji nivo varnosti ali pa gre za območje, ki je bolj izpostavljeno zunanjim vplivom kot je npr. recepcija ali sprejemna pisarna.

Ne glede na to, katere razloge zasledujete pri vzpsotavitvi videonadzora, je potrebno zagotoviti, da je vaš videonadzor skladen z zakonodajo.

Postopek in potrebno dokumentacijo za vzpostavitev skladnosti videonadzora z zakonodajo je potrebno pripraviti še preden vzpostavimo videonadzor. Zlasti je to pomembno zaradi izvedbe zgoraj omenjenega testa zakonitega interesa, na podlagi katerega (če smo ga ustrezno izvedli) dobimo odgovor ali je postavitev videonadtzornega sistema, v takšni obliki, ki smo si jo zamislili, sploh ustrezna za našo situacijo. V kolikor rezultat testa ne dopušča namestitve, je potrebno poiskati druge rešitve oz. spremeniti funkcionalnosti sistema, ki ga želimo uporabiti.

Čeprav zakonodaja podaja določene obveznosti in zahteve pa je dejstvo, da je odločitev ali je videonadzorni sistem ustrezno vzpostavljen zgolj in povsem vaša. Naloga poslonega subjekta, ki nastopa v vlogi upravljavca osebnih podatkov, je, da samostojno pretehta tveganja in sprejme ustrezno odločitev.

Ravno ta prenos odgovornosti na upravljavca je glavni razlog, da izvajanje videonadzora v vašem podjetju vzamete resno. Poleg obveznosti, ki jih je potrebno izpolniti, ZVOP-2 predpisuje tudi globe za prekrške, ki lahko dosežejo tudi 10.000 EUR. 

Kaj je potrebno storiti, da se globam izognete?

Ko smo izbrali pravno podlago in (v kolikor je to potrebno) izvedli test zakonitega interesa, lahko nadaljujemo s postopkom vzpostavitve videonadzornega sistema.

Vsekakor mora naš videonadzorni sistem vključevati določene tehnične standarde in varnostne aspekte, ki jih zapišemo in uveljavimo s pravilnikom o videonadzoru. Na ta način bodo tako varnostne zahteve kot tudi protokoli uporabe jasni za vse zaposlene, ki bodo s sistemom lahko upravljali. V povezavi s tem je potrebno pripraviti popis kamer ter seveda določiti krog pooblaščenih oseb, ki bodo odgovorne za delovanje videonadzornega sistema. Vsa ta tehnična vprašanja rešuje pravilnik, ki ga kot interni akt sprejme gospodarski subjekt.

Preden vzpostavimo videonadzor pa je potrebno sprejeti tudi odločitev o uvedbi videonadzora, ki mora biti pisna in obrazložena.

Z uporabo videonadzornega sistema neizogibno dobimo zbirko osebnih podatkov (tj. shranjeni videoposnetki), za katero je potrebno vzpostaviti evidenco dejavnosti obdelave ter voditi ustrezen dnevnik. Ti dokumenti nam služijo za vodenje in beleženje dogajanja pri samem delovanju videonadzora.

Ker z videonadzorom zajemamo osebne podatke, smo dolžni spoštovati določila GDPR (in tudi specifične določbe ZVOP-2) o informiranju posameznikov. To obveznost zadostimo tako da območje videonadzora označimo z ustreznimi obvestili (npr. tabla, nalepka) ter pripravimo obvestilo o obdelavi osebnih podatkov, kjer posamezniki najdejo vse informacije o obdelavi. Takšno obvestilo lahko objavimo na naši speltni strani in na opozorilno tablo dodamo QR kodo ali link, ki posameznika vodi do obvestila.

Uvedbo videonadzora je torej potrebno pospremiti s premišljeno in dobro zasnovano dokumentacijo, ki vam bo omogočila, da videonadzor integrirate v vaše poslovne procese in ga brez skrbi uporabljate na dolgi rok.