Soglasje k obdelavi osebnih podatkov v delovnem razmerju

Povzetek:

GDPR določa več pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov, med katerimi je tudi soglasje posameznika. Vendar je v kontekstu delovnega razmerja soglasje pogosto problematično zaradi neenake moči med delavcem in delodajalcem. Da bi se izognili zapletom se priporoča uporaba drugih pravnih podlag po GDPR, kot so: pogodbeni odnosi, zakoniti interesi ali zakonske obveznosti. V kolikor se delodajalec vseeno odloči za pot soglasja, mora to soglasje biti: prostovoljno, informirano, izrecno ter preklicljivo.

___________________________________________________________________________

Obdelava osebnih podatkov v delovnem razmerju je občutljivo področje, ki zahteva skrbno uravnoteženje med pravicami delavcev in potrebami delodajalcev. Temeljna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v Evropski uniji je Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR), ki ureja tudi vprašanje soglasja k obdelavi osebnih podatkov v delovnem razmerju.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v delovnem razmerju

GDPR določa več pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov, med katerimi je tudi soglasje posameznika. Vendar je v kontekstu delovnega razmerja soglasje pogosto problematično zaradi neenake moči med delavcem in delodajalcem. Informacijski pooblaščenec priporoča uporabo drugih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov v delovnem razmerju, kot so:

  1. Pogodbeni odnos: Obdelava osebnih podatkov je pogosto potrebna za izpolnitev pogodbe o zaposlitvi.
  2. Zakonska obveznost: Delodajalci morajo obdelovati osebne podatke za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, kot so obračun plač in socialni prispevki.
  3. Zakoniti interesi delodajalca: V določenih primerih lahko delodajalci obdelujejo osebne podatke na podlagi svojih zakonitih interesov, vendar le, če ti interesi ne prevladajo nad pravicami in svoboščinami delavcev. Ta podlaga ni uporabljiva za delodajalce v javnem sektorju.

Soglasje k obdelavi osebnih podatkov

Kadar delodajalci obdelujejo osebne podatke na podlagi soglasja delavca, mora biti to soglasje skladno z določbami GDPR:

  1. Prostovoljnost: Soglasje mora biti prostovoljno, kar pomeni, da delavec ne sme biti prisiljen ali pod pritiskom, da ga poda. V delovnem razmerju je prostovoljnost pogosto vprašljiva zaradi odvisnosti delavca od delodajalca.
  2. Informiranost: Delavec mora biti v celoti obveščen o namenih, za katere bodo njegovi podatki obdelovani, o obsegu obdelave, o morebitnih prejemnikih podatkov in o svojih pravicah.
  3. Izrecnost: Soglasje mora biti izrecno, kar pomeni, da mora biti jasno in nedvoumno izraženo. Tiho soglasje ali soglasje na podlagi predhodno označenih polj ni veljavno.
  4. Pravica do preklica: Delavec mora imeti pravico, da kadarkoli prekliče svoje soglasje, pri čemer preklic ne sme vplivati na zakonitost obdelave, ki je bila izvedena na podlagi soglasja pred njegovim preklicem.

Praktični vidiki pridobivanja soglasja

Delodajalci morajo biti pri pridobivanju soglasja izredno previdni, saj lahko neustrezno pridobljeno soglasje vodi do resnih pravnih posledic, vključno z globami. Praktični nasveti za delodajalce vključujejo:

  1. Uporaba jasnih in enostavnih obrazcev: Soglasje je treba pridobiti s pomočjo obrazcev, ki so napisani v razumljivem jeziku in ne vsebujejo pravnih ali tehničnih izrazov, ki bi jih delavci težko razumeli.
  2. Zagotovitev informacij: Delodajalci morajo zagotoviti vse potrebne informacije, vključno s kontaktnimi podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov (DPO) in nameni obdelave.
  3. Ločenost od drugih dokumentov: Soglasje ne sme biti vključeno v pogodbo o zaposlitvi ali druge dokumente, kjer bi lahko bilo preveč skrito. Mora biti jasno ločeno in izrecno.

Zaključek

Soglasje k obdelavi osebnih podatkov v delovnem razmerju je kompleksno pravno področje, ki zahteva skrbno načrtovanje in izvajanje. Delodajalci morajo zagotoviti, da so vse aktivnosti v zvezi z obdelavo osebnih podatkov skladne z GDPR in slovensko zakonodajo. Pri tem je ključnega pomena, da se zavedajo omejitev uporabe soglasja in raje iščejo druge pravne podlage za obdelavo podatkov, kjer je to mogoče. S tem se izognejo pravnim tveganjem in hkrati zagotavljajo spoštovanje pravic delavcev.